Tengo muchas tareas y no sé por dónde empezar: un método

Por qué una lista larga te paraliza

Una lista con treinta cosas no te pide una decisión, te pide treinta. Cada vez que la miras comparas el informe con el trámite del banco, el trabajo de la universidad con lavar la ropa, lo urgente con lo que llevas semanas posponiendo. Esa comparación cansa antes de empezar. Lo más fácil es cerrar la lista y abrir el celular.

La psicología tiene un nombre para algo parecido: sobrecarga de opciones. Se estudia sobre todo en compras, cuando alguien tiene que elegir entre muchos productos. El caso no es idéntico a tu lista de pendientes, pero se parecen bastante. Muchas opciones, difíciles de comparar y sin una preferencia clara.

Conviene leerlo con cuidado. El efecto no aparece siempre: depende de esas condiciones, y un metaanálisis anterior había encontrado un efecto promedio mucho más débil. Además, los estudios miden elecciones de productos, no tareas pendientes. Aun así, la idea encaja con lo que vives frente a una lista larga: cuando todo compite con todo, posponer se vuelve la salida más cómoda.

Por eso el bloqueo no se arregla con más fuerza de voluntad. Se arregla mirando menos. Si en vez de treinta ves dos, decidir pasa de agotador a casi obvio.

Lo que suelen recomendar y por qué no alcanza en ese momento

Si buscas qué hacer cuando tienes demasiadas tareas, casi siempre encuentras lo mismo: ordenar por urgencia e importancia, aplicar la regla del 80/20, dividir lo grande en partes pequeñas o trabajar en bloques de tiempo. Son buenas ideas. El problema es que casi todas piden planear primero, y en pleno bloqueo justo eso es lo que no te sale. Clasificar treinta tareas en cuatro cuadrantes es otra tarea más, y bastante pesada.

Una de las ideas más simples es hacerte una sola pregunta: si solo pudieras hacer una cosa hoy, ¿cuál sería? Esa pregunta funciona porque achica el problema. El método de abajo hace lo mismo, pero en pasos que puedes seguir sin pensar demasiado.

El método de cinco minutos para dejar de mirar la lista entera

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   Tapa la lista

   Cierra la aplicación, dobla la hoja o minimiza la ventana. Mientras tengas todo a la vista, vas a seguir comparando.

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   Elige una ventana: hoy o esta semana

   Si te ahoga lo de hoy, quédate con hoy. Si hoy está despejado pero la semana te pesa, elige la semana. Lo que vence después no existe durante estos cinco minutos.

3. 3

   Saca de una a tres tareas

   No las mejores ni las más importantes: las primeras que veas en esa ventana. Si te cuesta mucho, que sea una sola.

4. 4

   Decide: «hago esta» o «la siguiente»

   No estás armando un plan para el día. Estás eligiendo qué hacer en los próximos minutos.

5. 5

   Escribe el primer paso físico

   No «hacer el informe», sino «abrir el archivo del mes pasado y copiar la tabla». Ese paso es el que vas a hacer, nada más.

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   Empieza sin mirar la lista

   Trabaja solo en esa tarea. Cuando termines o te atasques, vuelve al tercer paso con la misma ventana.

Dos ejemplos

Son casos imaginados, pero muy comunes. Imagina a Valeria, que estudia ingeniería y trabaja medio tiempo en un centro de atención telefónica. Es domingo en la noche y tiene pendiente un parcial de cálculo, un informe de laboratorio, dos lecturas, pagar el semestre y responder al grupo del trabajo en equipo. Mira todo junto y no hace nada durante una hora.

Con el método elige «hoy» y saca tres: informe de laboratorio, pagar el semestre, responder al grupo. Mira la primera: el informe se le hace enorme, así que pasa a la siguiente. Pagar el semestre: «hago esta». Primer paso: entrar a la página del banco. Le toma diez minutos. Vuelve a mirar y ahora el grupo le parece fácil. Después de eso, el informe ya no le parece tan pesado y escribe el primer paso: «copiar los datos de la práctica en la tabla».

Ahora imagina a Andrés, contador en una empresa, en semana de cierre de mes. Su lista tiene conciliaciones, facturas por revisar, un reporte para su jefa, correos atrasados y una cita médica que no ha agendado. Elige «esta semana» porque lo de hoy ya lo tiene claro, y saca dos: el reporte y la cita. Decide «hago esta» con la cita, porque son cinco minutos por teléfono y lleva tres semanas pendiente. Luego vuelve con el reporte, que ahora tiene algo de espacio en su cabeza.

Ninguno de los dos ordenó toda su lista. Solo eligieron qué hacer a continuación, una vez y luego otra.

Si ninguna tarea te sale, revisa esto

Lo primero es mirar cómo está escrita. «Tesis» o «mudanza» no son tareas, son proyectos. Si al leerla no sabes qué hacer con las manos, reescríbela como una acción.

• Elegiste una ventana muy grande. Si «esta semana» te sigue abrumando, baja a «hoy». Si «hoy» también, quédate con una sola tarea.
• Hay algo que vence ya y lo estás evitando. A veces el bloqueo viene de una sola tarea que te da miedo. Nombrarla ayuda. Si no puedes con ella, haz el paso más pequeño posible: abrir el correo, buscar el número, nada más.
• Tu lista tiene cosas que ya no van a pasar. Si una tarea lleva meses moviéndose de fecha, quizá no es para ahora. Ponle otra fecha a propósito o bórrala. Así la lista se aligera.
• Tienes mucho cansancio. Si son las once de la noche después de una jornada larga, tal vez lo más sensato es elegir una tarea mínima o dejarlo para mañana con la primera tarea ya decidida.

Cómo seguir sin volver a trabarte

El método sirve para destrabarte en el momento, pero puedes evitar llegar tan seguido a ese punto. El primer hábito tiene algo de respaldo: dejar decidida la primera tarea de mañana antes de cerrar el día. Una sola, con su primer paso escrito.

Son experimentos de laboratorio, con tareas cortas, así que no prueban que planear mañana te vaya a quitar toda la preocupación. Pero sugieren algo útil: un pendiente con un plan concreto deja de pedirte atención todo el rato. Una lista que dice «mañana empiezo por esto» se lleva menos espacio en la cabeza que una que dice «todo, en algún momento».

Los otros dos hábitos son más simples:

• Revisa la lista completa una vez por semana, no cada vez que la abres. El resto de los días, mira solo hoy.
• Cuando termines algo, si te ayuda, date un respiro. No hace falta ponerte una meta más alta: terminar ya es suficiente. Luego pasa a lo siguiente o descansa.

Y si el bloqueo es constante, viene con ansiedad fuerte o te pasa con casi todo, vale la pena hablarlo con un profesional de salud. A veces no es un problema de organización, y no tienes por qué resolverlo sin ayuda.